Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Fondita Rahastoyhtiö Oy (y-tunnus: 0899688-5) (”Fondita”) käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja Fondita kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, jota Fondita noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea Fonditan liiketoimintaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Fonditan tarjoamiin rahastoihin ja verkkosivuihin ja sosiaalisen median palveluihin sekä Fonditan järjestämiin tilaisuuksiin. Tietosuojaselostetta sovelletaan Fonditan asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä Fonditan osakkeenomistajien ja työnhakijoiden ja muiden rekrytointiprosesseihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:

Rekisterinpitäjä Fondita Rahastoyhtiö Oy

Aleksanterinkatu 48 A, 00100 Helsinki

Yhteystiedot: info@fondita.fi

Tietosuojavastaava:

Fondita Rahastoyhtiö Oy:n tietosuojavastaava: Fredrik von Knorring

Yhteystiedot: 09-6689 8933

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Fonditan ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Fonditan tarjoaman rahastotuotteen tai -palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, sijoitusrahastolain ja osakeyhtiölain mukaisiin velvoitteisiin. Lisäksi henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Fonditan oikeutettuun etuun. Myös rekrytointia koskevan menettelyn osalta käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Fonditan ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen totuttaminen.

Käsittelemme henkilötietoja mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• Fonditan rahastojen rahasto-osuuksien merkitsemiseen
• muiden Fonditan palveluiden tilaamiseen ja Fonditan järjestämiin tilaisuuksiin osallistumiseen
• palveluiden tuottamiseen, ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
• viestintään, tiedottamiseen sekä markkinointiin
• riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
• Rekrytointiin

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä	Esimerkkejä tietosisällöstä
Yhteystiedot	Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Tuntemistiedot	Henkilötunnus tai vastaava ulkomainen henkilötunniste ja syntymäaika.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja asiakastapahtumatiedot	Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot, sekä rekisteröidyn ja Fonditan väliset yhteydenotot ja reklamaatiot.
Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot.	Rekisteröidyn nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet, henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä; tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä.
Hallintarekisteröityjen tai ulkoistetun osuusrekisterin rahasto-osuuksien hallinnointiin liittyvät tiedot	Samat tiedot kuin osuusrekisterissä. Tiedot ovat rahasto-osuuden hoitajalla ja ne luovutetaan tarvittaessa Fonditalle.
Rahasto-osuusrekisterijaOsakas- ja osakeluettelo	Tieto rekisteröidyn osakemäärästä- ja omistukseen liittyvät historiatiedot. Rahasto-osuudenomistajan nimi ja postiosoite, omistettujen rahasto-osuuksien määrä, erilajisten ja erisarjaisten rahasto-osuuksien erittely, rahasto-osuuden rekisteröintipäivämäärä sekä osuustodistuksen tai rahasto-osuusmerkinnän järjestysnumero.
Rekrytointitiedot	Rekisteröidyn työhakemuksessa, ansioluettelossa ja muussa rekrytointimateriaalissa antamat tiedot sekä rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot. Lisäksi tiedot muista rekrytointiprosesseihin liittyvistä henkilöistä.

Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä Fonditan ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Fonditan palveluiden tuottamiseksi ja rekrytointien hoitamiseksi.

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi markkinoinnin yhteydessä, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä, Fonditan Online-palvelun käytön aikana ja muutoin asiakkuuden aikana sekä lain edellyttämissä tilanteissa myös muista lähteistä.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Fondita säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei tietoja tarvita oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Pääsääntöisesti asiakkaita koskevat henkilötiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä.

Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Fonditan suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.  

Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaisesti vähintään viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Myös merkintä- ja lunastustoimeksiannot säilytetään vähintään viiden vuoden ajan.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään lainsäädännön velvoittama aika.

Yhtiön osake- ja osakasluetteloa päivitetään jatkuvasti, ja tiedot säilytetään pysyvästi.

Työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaali säilytetään vuoden ajan rekrytointipäätöksestä. Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta, jonka jälkeen tietoja voidaan säilyttää rekisteröidyn erikseen antaman suostumuksen perusteella.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

6. Henkilötietojen käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Fondita voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Lisäksi käsittelyyn osallistuvat Fonditan rahasto-osuusrekisteriä ja sisäpiirirekisteriä ylläpitävät palveluntarjoajat. Fondita varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi Fondita voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Fondita voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Fondita on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Fondita on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Fondita käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Fondita käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa tiloissa.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on lainsäädännön ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai Fonditan lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihimme liittyvä velvoite tai vaade.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle, ilmoittamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.

Tietosuojaseloste on julkaistu 25.5.2018 ja se pidetään päivitettynä joka vuosi.